סקירת אסאנה: הכלים שאנחנו אוהבים
תוֹכֶן הָעִניָנִים
- `; stack.push({ level: level, html: newItem }); } else { newItem += `${name}`; stack[stack.length – 1].html += newItem; } // הוסף ערך ל-JSON-LD tocEntries.push({ "@context": "https://schema.org", "@type": "SiteNavigationElement", "@id": "#elementor-toc", "שם": שם, "כתובת אתר": כתובת אתר }); }); // סגור את כל הרמות הפתוחות הנותרות while (stack.length > 1) { let lastItem = stack.pop(); stack[stack.length – 1].html += lastItem.html + '
'; } tocHTML = stack[0].html + "; tocContainer.innerHTML = tocHTML; // סיים את מבנה JSON-LD jsonLD["@graph"].push(…tocEntries); // הכנס את ה-JSON-LD לראש המסמך const script = document.createElement('script'); script.type = 'application/ld+json'; script.textContent = JSON.stringify(jsonLD, null, 2); document.head.appendChild(script); // הוסף מאזינים לאירועים עבור פונקציונליות האקורדיון tocContainer.addEventListener('click', function(e) { if (e.target.classList.contains('expander')) { const header = e.target.closest('.accordion- header'); const content = header.nextElementSibling; if (content && content.classList.contains('accordion-content')) { content.style.display = content.style.display === 'none' ? : 'none'; e.target.textContent = content.style.display === 'none' : '-' } }); });
השבוע, החלטנו לסקור כלי בו אנו משתמשים כבר זמן מה לניהול פרויקטים, Asana.
רוב המשתמשים והקוראים שלנו הם אנשים שעוסקים בלקחת רעיונות ולהפוך אותם למציאות. הם מעצבים שאפתניים, משווקים המחפשים להתקדם, להתפתח ולצמוח, בכל היבט של עולם העסקים ההולך וגובר.
לכולנו יש רעיונות, רבים מאיתנו מתכננים תוכניות, אבל הרבה פחות הם אותם מתכננים גדולים שיכולים לראות רעיון לאורך כל הדרך הארוכה שלו למימוש.
לכן ניהול פרויקטים הוא חיוני לעסקים עכשוויים, ובחירת השיטה הנכונה לעסק שלך חשובה לא פחות מיצירת הלוגו והמיתוג שלך נכון, אם לא יותר.
בין אם אתה עושה את הצעדים הראשונים שלך בקריירה, או שאתה בתחילת הדרך הצנועה של עסק קטן, למידה מניסיון היא חיונית, ולמידה מניסיונם של אחרים היא חיונית.
כל מי שחווה צורה כלשהי של הצלחה במהלך השנים יגיד לך ש(מחוץ למזל) הצלחה מושגת ונכשלת בתכנון. ככל שתקדימו להבין את זרימות העבודה, התהליכים והפרקטיקות הטובות ביותר, כך יהיה חלק וקל יותר לעשות את הצעדים והקפיצות קדימה כשתגיע ההזדמנות.
אלמנטור עשוי להיות כלי פנטסטי, אבל כמו כל רעיון נהדר, הוא לא היה יוצא לדרך אלמלא ניהול פרויקטים ומשימות מוצק, אמין.
מיותר לציין שאנו יכולים להעריך שרבים מהמשתמשים המקצועיים שלנו עשויים להיות מודאגים במציאת הכלי המתאים לניהול פרויקטים לצרכיהם, כפי שהיינו מודאגים לפני זמן לא רב. זו הסיבה שהרגשנו שהקוראים שלנו יכולים להפיק תועלת מהניסיון והתובנות שלנו לאחר שהשתמשו באסנה במהלך השבועות האחרונים.
סקירה של אסאנה
Asana היא אפליקציה לניהול פרויקטים/משימות. כן, זה אחד ממאות שזמינים בשוק, רובם לוחות שנה מהוללים או גיליונות אלקטרוניים (ועדיף לך להיצמד ללוח ציור, קצת Sharpies וחבילת Post-its מאשר לבזבז את זמנך איתם) .
עם זאת, אסאנה נמנית עם קבוצה קטנה של כלי ניהול שמתבלטים כהלכה למעשה, מה שניהול פרויקט צריך להיות בתיאוריה.
בשביל מה אני צריך תוכנה לניהול פרויקטים?
במילה אחת? הַכֹּל.
הוא נועד לייעל את ההתחייבות של הגדרת יעדים, האצלת משימות ועמידה בלוחות זמנים. מכיוון שכל הרעיון של Asana הוא ויזואלי, ארגון מחדש של רשימת העדיפויות שלך הוא עניין של שניות ועדכון הצוות, משתפי הפעולה או בעלי העניין שלך הוא חלקלק כמו לחיצת עכבר.
לאחר פריסת פרויקט והאצלת משימות, ידיעת השלב הנוכחי של משימה, כמה קרוב או עד כמה הוא עד לסיום, לא רק עוזרת לך לעקוב אחר הייצור, אלא גם מאפשרת לך לקבל החלטות דחופות וחיוניות.
לאחר שהשיגו בהצלחה את היעדים שלהם (בשווי של 1.5 מיליארד דולר בסוף 2018) בתוך התעשייה ומעבר לכך, אני חושב שבטוח לומר שאסאנה מתרגלת את מה שהם מטיפים.
תחילת העבודה עם Asana
חשבונות Asana הם בחינם, ותהליך ההרשמה פשוט, מהיר וישיר.
בתפיסת ההיררכיה יש פרויקטים המחולקים למשימות, כאשר צוותים או ראשי צוות מפקחים על הפרויקטים בתוך החברה או סביבת העבודה (כל המשתמשים מחוברים דרך תחום האימייל המשותף של העסק). תיקים הם תוספת עדכנית להיררכיה, המאפשרת למשתמשים לקבץ כמה פרויקטים קשורים יחד.
סקירה כללית של אסאנה
דפים באסנה מופיעים כולם עם סרגל צד מתקפל בצד שמאל, שבו תמצאו קיצורי דרך ל:
- תיבת דואר נכנס , שם תראה עדכונים ותקשורת הקשורים למשימות ולפרויקטים שלך.
- המשימות שלי והיכן תוכל לשמור דוחות, כמו עבודה בסיכון או אישורים.
- תיקי השקעות דרך חדשה ונחמדה לקיבוץ פרויקטים.
- Teams תפריט נפתח קטן המאפשר לך לעבור בין הצוותים השונים בחברה שלך.
- פרויקטים המאפשרים לך גישה מהירה לכל אחד מהפרויקטים הפתוחים הרשומים, כדי לבדוק את ההתקדמות שלהם או לבצע שינויים.
לחיצה על פרויקט מתפריט הפרויקט מעלה פירוט של כל המשימות המקושרות לאותו פרויקט ספציפי, בחלק הראשי של העמוד. כאן, מתחת לכותרת הפרויקט בראש העמוד, תמצאו כל משימה ותת-מטלה, חבר הצוות האחראי עליה, רמת העדיפות שלה, המועד האחרון, ההנחיה ומצב ההתקדמות המקודד בצבע. מעל רשימת המשימות ומימין, תוכל למצוא כמה אפשרויות סינון ומיון שימושיות, כדי להתאים את המצגת ולעזור לך לראות את מה שאתה מחפש.
הגדרת משימה באסנה
הגדרת משימות/פרויקטים בסיסיים והוספת משתפי פעולה ניתן לבצע על ידי לחיצה על הכפתור הכתום '+ חדש' בדף הבית (או כפתור 'הוסף משימה', בעמוד המשימות שלי), ולאחר מכן בחירה באפשרות הרלוונטית בתפריט .
תן למשימה שם ומועד אחרון, ואז תוכל להקצות את המשימה לחבר צוות. אתה יכול להוסיף את המשימה לזרימת פרויקט ולבחור חברי צוות אחרים, או 'עוקבים', אותם תרצה לעדכן לגבי התקדמות המשימה. יש גם הרבה מקום להוסיף את כל הפרטים הדרושים כדי להגדיר את המשימה ולהבהיר את ההנחיות, באמצעות טקסט, תגיות, צירוף תמונות וקישורים, ובמידת הצורך, יש אפילו אפשרויות להוסיף משימות משנה.
הקמת פרויקט באסנה
הקמת פרויקט היא קצת יותר מורכבת כי יש יותר קריטריונים מעורבים, אבל פשוט לביצוע. לאחר מתן שם לפרויקט ותיאור מטרותיו, ובחר את הצוות המתאים לפרויקט (תמיד תוכל להוסיף משתפי פעולה אחרים מאוחר יותר). הוספת משימות ואבני דרך פשוטה באותה מידה.
התצוגה והתצוגות של אסאנה
בעת הגדרת הפרויקט שלך, אתה מחליט אם אתה מעדיף שהוא יוצג על לוח Kanban (מחולק לעמודות ושכבות בסגנון Kanban) או רשימה (מחולקת למקטעים ומשימות). שתי שיטות התצוגה גמישות מספיק כדי לאפשר לך לגרור/לשחרר משימות כדי למקם אותן מחדש בהיררכיה ולשנות את רמת העדיפות שלהן. ההבדל בין השניים הוא שבתצוגת הלוח יש רמה אחת נוספת של גמישות, המאפשרת לך להזיז ולמקם מחדש את העמודות אופקית.
בתוך כל אחד מהעמודים (למשל המשימות שלי, תצוגת רשימה, תצוגת לוח וכו') אתה יכול להשתמש באפשרויות הסינון והמיון כדי להעלות רק את המשימות השלמות או הלא שלמות, ולהציג משימות לפי מגוון קריטריונים (למשל בשל תאריך, מוקצה וכו').
לוח השנה וציר הזמן של אסאנה
מעבר למצב לוח שנה מספק לך תצוגה ברורה של זרימת העבודה לאורך החודש, תוך הדגשת הימים שמציינים מועדים לכל משימה בפרויקט. גם כאן תוכלו לבצע שינויים במהירות על ידי גרירה/שחרור של משימות.
אני אישית מוצא את ציר הזמן הכי קל לשימוש (אולי בגלל שאני קצת חובב היסטוריה). שוב, זה מאוד פשוט ויש כאן הרבה אפשרויות. ההעדפה שלי היא להציג את ציר הזמן כשהוא מוגדל ל'חודש' וממוין לפי מקבל. משימות מקושרות על ידי לחיצה וגרירה של מחרוזות או קווים שובבים כדי לבסס את היחסים ביניהן.
לשוניות השיחות וההתקדמות מאפשרות לך לתקשר ולעקוב אחר ההתקדמות (באמצעות מערכת מקודדת צבע) וכל שיהוק שעלול להתרחש. אבל אתה יכול לעשות את כל זה בחלון דו-שיח שצץ כאשר אתה לוחץ על כל תיבת משימות (או שורה) בעמוד.
מה אנחנו אוהבים באסנה (המקצוענים)
כניסה אינטואיטיבית וקלה
בואו נבהיר, מיד, שאף תוכנה לניהול פרויקטים לא תוכל להבטיח הצלחה. הגורם האנושי נותר חיוני ועם זאת רק לעתים רחוקות מקבל הכרה בדיונים על תוכנות דומות.
עדיין תצטרך לשכנע, לעודד ולחנך אחרים להשתמש באסנה בצורה נכונה. גילינו שאסאנה כל כך אינטואיטיבית, שהכניסה למטוס הייתה קלה יחסית בקרב חברי צוות בכירים וחדשים, הן עבור משימות פנימיות והן במיקור חוץ.
UX וממשק משתמש
הדבר הראשון שהמשתמשים משבחים הוא ה-UX (User Experience) שהוא תוצאה ישירה של ה-UI (User Interface) ושיעור מעניין בעיצוב. הפריסה מרווחת ונקייה, בחירת הצבעים מגניבה ופסטורלית, האנימציות והמעברים עדינים ונינוחים.
מבחינה ויזואלית, Asana היא מצליחה להציע פתרון משכנע לבעיה שפקדה את מתודולוגיות הניהול והתוכנות מאז שהופיעו לראשונה, כלומר כיצד להימנע מכך שסדרה של משימות מורכבות להפליא נראות מכריעות. אני לא יכול לחשוב על ראש צוות או מנהל פרויקט אחד שיקבל זאת כמובן מאליו; שום דבר לא שואב את האנרגיה וההתלהבות מאדם מאשר כאשר הוא מתמודד עם משימה שמוצגת בצורה שמרגישה מהממת.
מניעת התחושה הסוחפת הזו ב-UX היא בדיוק המקום שבו כל כך הרבה כלי ניהול פרויקטים אחרים נכשלים (למרות שיש לו ממשק משתמש נהדר) ואסאנה עומדת בשמה; אסאנה היא מילה בסנסקריט המשמשת להתייחסות לתנוחת יוגה המשמשת ליצירת יציבה יציבה ורגועה. (בפרסית, Āsān פירושו "קל לביצוע" או "קל ללמידה").
קלות הגישה לכל משתנה של משימה בלחיצה אחת, בכל תצוגה או תצוגה, היא משהו שהופכת את עבודתו של מנהל פרויקט לארגון מחדש של יעדים, להקצות מחדש משימות ולקבוע מחדש מועדים, להרבה יותר קלה.
חג של אינטגרציות
כמות חליפות התוכנה, האפליקציות והשירותים שיכולים להשתלב עם Asana, מדהימה.
עד כדי כך, שזה יהיה פשע לא לכלול את הקישור הזה לרשימה הארוכה והמרשימה של שילובי אפליקציות עם Asana.
סקירה קצרה של האינטגרציות העיקריות, אצטרך לכלול את כל הכלים הפופולריים של Microsoft, Adobe ו-Google. Asana משתלבת גם עם רוב הכלים והמשאבים לשיווק דיגיטלי מהשורה הראשונה כגון MailChimp, Hubspot Workflows. Google Drive, Dropbox, OneDrive ו-CloudApp, בין שאר שירותי הענן, נתמכים גם הם.
אם אתה מוציא עבודה למיקור חוץ למישהו שמעדיף את אחד מכלי ניהול הפרויקטים המתחרים, כמו Trello, Jira או Zoho, וכו', אתה לא צריך לדאוג. יש אינטגרציות גם עבור רוב אלה.
אסאנה ניתנת להתאמה אישית וניתנת לתכנות
לאסאנה יש כמה תבניות מענגות לבחירה, אם כי זה לא אמור למנוע ממך להיות יצירתי ולהוסיף כמה נגיעות אישיות לתרשימי זרימת העבודה שלך.
מעבר להתאמה האישית החזותית, Asana היא אפליקציית העברת מדינה ייצוגית (REST), או RESTful. כלומר, על ידי הגדרה מחדש של ייצוגים ופעולות מסוימות, אתה יכול לתכנת את Asana לקיצור משימות מייגעות, או לבצע רצפים חוזרים ונשנים בלחיצה אחת. אתה יכול גם לקשר משימות מסוימות כדי ליצור דוחות סטטוס ספציפיים, לאחזר נתונים ממקורות אחרים ועוד, כדי לייעל את הצינור שלך עוד יותר.
ב-Elementor אנו משתמשים ב-Asana, ומפעילים את ההודעות והתקשורת דרך Slack, תוך שימוש באינטגרציה משלהם. ההגדרה מעט שונה בכל מחלקה המשתמשת בו. לדוגמה, במחלקת התוכן, יש לנו פרויקטים המוגדרים כך שהם דורשים הגדרה אוטומטית של פורמט התוכן (למשל פודקאסט, הדרכה, מאמר, פוסט חדשותי, ביקורת וכו') ולהקצות משימות רלוונטיות (כגון מחקר, כתיבה, עריכה, עריכת וידאו/סאונד, צילום/הקלטה, עיצוב, הגהה וכו').
יש לנו גם תנאים מוגדרים כך שאם משימה הושלמה, או אם בוצעו שינויים כלשהם בזרימת העבודה, בעלי העניין המושפעים לאורך הצינור מקבלים התראה אוטומטית. Asana גם מאפשרת לנו ליצור משימות עם תלות מרובות, ומונעת מאיתנו לרוץ קדימה לפני שכל המרכיבים החיוניים נמצאים במקום.
בעיקרון, זה עובד כמו מרוץ שליחים, שבו מוגדרת התראה להעביר את השרביט לבעל העניין הבא ברגע שהמשימה הראשונית מסומנת כ'הושלמה'.
מה גורם לנו לשקול מחדש את השימוש באסנה (החסרונות)
שִׁכפוּל
שכפול פרויקט באסנה הוא כאב עצום בבלתי מוזכרים. (הנה, אמרתי את זה!)
אם תרצה ליצור משימה דומה שנייה (למשל צינור שחרור גנרי, או סרטון הדרכה אחר), עליך לשכפל אותה, ואז לפתוח את העותק ולמחוק את כל הנתונים מטופס התבנית. ישנן אפשרויות שכפול תחת 'פעולות פרויקט' בדף הפרויקט (מימין לכותרת הפרויקט). אבל האפשרויות לא מופיעות עבור המשימות (יש אפשרות להקצות עותקים של משימות, אבל היא עדיין מפותלת)
בטח, אתה יכול ליצור תבניות מוכנות לשימוש, לסמן אותן ככאלה, ורק להעתיק אותן. אבל הכנת כל תבנית דורשת זמן, ולמרבה האירוניה, תכנון חוזר. האם לא יהיה פשוט יותר לקבל את האפשרות לשכפל רק תבנית משימה ללא הנתונים?
דוגמה מצוינת לשכפול משימה/פרויקט פשוט ניתן למצוא ב-ClickUp.
זה לא עבור כולם
כפי שציינתי קודם לכן, חשוב ביותר למצוא את אפליקציית ניהול הפרויקטים המתאימה ביותר עבורך, עבור השירות שלך, הצוות שלך, התפוקה שלך והלקוחות שלך.
זו הסיבה שבאמת הערכתי לקרוא תגובות של משתמשים, כמו רוני הופסי, שהסביר שהוא מצא את אסאנה ממוקדת מדי במשימה עבור זרימת העבודה של העסק הקטן שלו. זה אילץ אותו למצוא משהו מתאים יותר (חלופות שהוא הזכיר היו SamePage.io, Timely ו-ClickUp), למרות שהשתמש ב-Asana די הרבה זמן.
ואכן, היינו צריכים לשקול את היתרונות והחסרונות במשך די הרבה זמן לפני שעשינו את המהלך והתחייבנו, וכל מי שאנחנו עובדים איתו, להשתמש באסנה.
מה חושבים משתמשי אלמנטור על אסאנה
באופן לא מפתיע, אין קו ברור בקרב המשתמשים שלנו לגבי Asana. כנראה בגלל שהמשתמשים שלנו מגוונים כמו העסקים והקריירות שהם מייצגים.
חלק מהמשתמשים, כמו Joel Buckland ו- Prateek Choudhary, משתמשים ב-Asana לניהול פרויקטים, מעקב אחר באגים ונהנים מהשילוב החלק עם Slack, בדיוק כמונו.
חלק מהמשתמשים מעדיפים את חבילת Zoho. סטיב וודי, מסביר שהוא לא משתמש בו רק לניהול משימות (Zoho CRM) ותקשורת (Zoho Cliq) אלא גם להוצאת חשבוניות (Zoho Books).
Albert Lázaro Jiménez, Steven Anson, Dan Ydestrand הזכירו את השימוש ב-Monday.com המסתמך על פורמט גיליון אלקטרוני שחלקם, כולל שלך באמת, מוצאים את זה קצת מהמם כשהם מלאים באינספור משימות.
היו אזכורים של Trello (שנסמך על פורמט קנבן). המשתמש פליסיטי ג'פרי אמרה שהיא לא הצליחה לגרום לטרלו להתאים לזרימת העבודה שלה, בעוד שנראה שזה עובד יפה עבור ברט קלי, שמשתמש בזה עם Google Drive.
Adrix Sarmiento Miranda, למשל, משתמש ב-Post-its – ולמה לא?! – כל מה שחשוב הוא שהכלי יספק את הצורך ויגרום לזרימת העבודה שלך לעבוד בשבילך.
שורה תחתונה
כפי שמשתמש אלמנטור טובי קרלביד מציין בצורה מושלמת, "הכלי שאינו כל כך חשוב הוא יותר (על) איך אתה משתמש בו".
עם זאת, אם הכלי מתסכל לשימוש, או יוצר השפעה שלילית על חברי הצוות, יהיה קשה מאוד לעבור את שלב הניסיון.
כל עסק מצליח זקוק לזרימת עבודה משומנת היטב, קלה לתפיסה ומוכנה היטב למלכודות אפשריות.
ה-UX הרגוע והאינטואיטיבי, קלות הכניסה למטוס שיחקו חלק גדול בקבלת ההחלטה שלנו.
בחרנו באסנה, מכל הסיבות שהיו רלוונטיות עבורנו. עד כה, הוא הוכיח את עצמו כאמין, ניתן להתאמה אישית, פשוט לשימוש וקל להטמעה. ככזה, אנחנו נהנים מזה ביסודיות.
תפקיד : ניהול פרויקטים ומשימות צוותים
תמחור : בסיסי – חינם, פרימיום – 9.99 דולר, עסקים – 19.99 דולר
חלופות : Trello, Monday, Jira, Clickup
